Nel contesto della gestione documentale, i metadati sono definiti come dati che descrivono contesto, struttura, contenuto e struttura dei documenti e la loro gestione nel corso del tempo.
Va evidenziato, pertanto, che in una prospettiva di conservazione a lungo termine, ad es. di archivi digitali, è necessaria una continua implementazione dei metadati, al fine di garantire nel tempo, non solo l’accesso al documento e ai suoi contenuti, ma anche il contesto di produzione e tutte le relazioni, al fine di verificare la integrità, l’autenticità e la possibilità di ricerca e recupero in ambienti tecnologici futuri e diversi da quello originario.
I metadati tracciano le vicissitudini del documento nel tempo.
Sicuramente le maggiori criticità nell’applicazione della famiglia degli standard ISO 23081 e dello standard PREMIS sono rinvenibili nel parziale “recepimento” delle stesse nella normativa italiana ovvero nel DPCM del 13.11.2014.
Il DPCM del 13.11.2014 ha definito un nucleo di metadati minimi che devono garantire la presenza delle seguenti informazioni (per ciò che riguarda il documento informatico), ovvero:
- Un identificativo univoco e persistente;
- il riferimento temporale;
- l’oggetto;
- il soggetto che ha formato il documento;
- il destinatario (eventuale);
- l’impronta del documento.
Vero è che l’allegato 3 del DPCM del 13.11.2014 richiama gli standard internazionali, tuttavia è esiguo il set di metadati proposto dall’allegato 5 delle Regole Tecniche, le quali contemplano la possibilità di un arricchimento in base alla tipologia documentaria.
A differenza della normativa nazionale, gli standard internazionali, oltre a essere maggiormente dettagliati nella descrizione e definizione dei metadati, mirano a contestualizzare il documento, riconoscendo ai metadati un ruolo preponderante. Non a caso, il par. 4 dell’ISO 23081 si legge: “Inizialmente i metadati definiscono il documento nel suo punto di registrazione, collegando il documento al suo contesto di attività e permettendo di stabilire la gestione dei controlli sul documento stesso.” – e ancora – “Durante l’esistenza del documento e delle sue aggregazioni, nuovi strati di metadati si aggiungono a seguito dei nuovi utenti che fanno uso del documento e a seguito dei nuovi contesti di attività legati a quello stesso documento”.
La normativa italiana, a differenza degli standard internazionali, che fanno una distinzione tra semplici oggetti digitali/file e veri e propri documenti/record (si pensi al Record Management), non sembrerebbe soffermarsi sulla distinzione tra documento e record. Differenza fondamentale in quanto oggi esiste una quantità di oggetti digitali che necessitano di un sistema di record management che consenta di avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come, ad esempio, un PDF), garantendo la conservazione dei documenti nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica e normativa, e di avere un legame univoco e indissolubile tra record (o documento) e i rispettivi metadati.
La stessa ISO 15489-1 definisce i concetti e i principi chiave per il design, l’implementazione e la gestione delle policy, dei sistemi informativi e dei processi, permettendo alle persone, alle organizzazioni, alle amministrazioni, alle imprese e alle associazioni di:
- creare e acquisire record soddisfacendo bisogni derivanti dalle attività di business;
- compiere le azioni indicate per assicurare l’autenticità, l’attendibilità, l’integrità e l’usabilità dei record, ma anche dei loro contesti di business, e individuare nel corso del tempo i bisogni che possono derivare dalla loro gestione.
Di Rossella Ragosta
