La conservazione dei documenti digitali è un processo fondamentale all’interno delle aziende
L’archiviazione dei documenti digitali permette processi di conservazione digitale certificati, che assicurano valore legale anche ai documenti nati digitali. Se tale digitalizzazione può essere intrapresa a discrezione dell’azienda, essa diventa obbligatoria per la conservazione di determinati documenti. A tal proposito e alla luce della nuova normativa AgID del 1 gennaio 2022, che definisce le nuove linee guida in merito alla conservazione dei documenti digitali, definiamo quali sono gli elementi vincolanti, introdotti per le aziende e la P.A.
La linee guida AgID proiettano sulla scena aziendale e pubblica nuove figure professionali:
- Il Responsabile della conservazione, il quale introduce all’interno dell’azienda il Manuale di conservazione, curandone l’aggiornamento periodico in relazione a cambiamenti tecnologici, normativi o politici.
- Il Manuale di conservazione è uno strumento atto ad illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile all’amministrazione e alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione;
- Il Titolare della conservazione, rappresenta il responsabile dell’archivio digitale;
- Nuovi formati per i file e i metadati e nuove figure per la gestione, responsabile amministrativo, tecnico, produttore e delegato del responsabile di conservazione;
- Il Manuale di gestione documentale, che racchiude l’intero sistema di gestione informatica dei documenti.
Come attuare una conservazione efficiente dei documenti digitali?
Esistono delle aziende che si occupano specificatamente di archiviazione digitale. La stessa AgID le qualifica come “conservatori per la conservazione digitale dei documenti informatici”. Questo permette alla aziende pubbliche e private di far fronte, in maniera adeguata e consapevole, alle nuove sfide di transizione digitale, avendo a disposizione esperti dei processi di archiviazione elettronica. In modo tale che i dati abbiano e conservino una valenza giuridica nel tempo e che, sistematicamente, siano protetti da possibili furti o perdite.
Maria Antonietta Ferraro
