Quando si parla di digitalizzazione dei processi aziendali parliamo ovviamente soprattutto di documenti digitali.
Attenzione però, focalizziamoci sui documenti nativi digitali. Il mondo di oggi si affaccia sempre più al digitale e di conseguenza abbandonando il cartaceo, avremo sempre più bisogno di un metodo efficace per custodire i nostri “beni” digitali. Ma una volta creati come vanno custoditi? Impariamo la differenza tra conservazione e archiviazione digitale.
Ormai trasformare un documento cartaceo in un file che possiamo portare sui nostri dispositivi è diventato un meccanismo normale. Ma il futuro che abbiamo davanti dovrebbe essere quello di bypassare questo processo e imparare a produrre documenti nativamente digitali.
Tenendo a mente le norme italiane e quelle internazionali prendiamo il formato dei file PDF. I file PDF possiamo categorizzarli in “legali” e “non legali”.
I non legali sono quelli che non sono giuridicamente vincolanti, cioè non hanno una valenza legale. Potrebbero essere foto, documenti interni, procedure, ecc.
Gli ordini, i contratti, le offerte, i documenti fiscali, i documenti contabili, tutti quei documenti che nascono con una valenza giuridica, quindi una valenza di opponibilità a terzi li consideriamo legali.
Decidere di “conservare” un documento digitale significa mantenerlo nel tempo, renderlo reperibile. Questo è quello che fa la conservazione: garantisce la valenza legale nel tempo. Ad esempio gli imprenditori conservano per 10 anni tutta la corrispondenza e i documenti fiscali contabili perché civilisticamente devono rimanere li 10 anni – in termini tributari 5 anni.
Mentre “l’archiviazione” non ha nulla a che fare con le normative che regolano la conservazione digitale. Quando invece io conservo? Quando applico delle procedure tecniche e giuridiche atte a garantire la valenza legale nel tempo di quel documento. Se invece il documento non è legale, si può semplicemente archiviare dove si vuole. Cercando di avere comunque la certezza e la sicurezza di non perdere quel file.
Mattia Cianci
